هر رابطه باید دقیقاً در همان حدی دیده شود که واقعاً وجود دارد.
این ثبت عمومی، مسیر نمایش اسناد همکاریِ امضاشده و دارای مجوز انتشار است. کنار هم‌بودن چند سازمان، آن‌ها را به یک نهاد تبدیل نمی‌کند و تأییدی فراتر از متن هر سند نمی‌سازد.
اطلاعات هر سند
نام حقوقی، حوزهٔ ثبت، نقش تعریف‌شده، شناسهٔ سند، تاریخ اجرا، مدت، دامنهٔ دقیق، نسخه یا خلاصهٔ قابل انتشار، مسئول پاسخ‌گو و وضعیت جاری.
قاعدهٔ نمایش لوگو
نشان هر سازمان فقط در کارت همان سازمان و کنار عبارتی می‌آید که خود آن سازمان تأیید کرده است. امضای تفاهم‌نامه به‌تنهایی مجوز تبلیغاتی استفاده از نام یا لوگو نیست.
مواردی که نمایش داده نمی‌شود
پیش‌نویس، مذاکره، ارتباط غیررسمی، سند امضانشده، پیوست محرمانه و سازمانی که مجوز جداگانهٔ ارتباطات عمومی نداده است منتشر نمی‌شود.
تأییدهای مستقل
اگر سازمانی نامهٔ تأیید جداگانه صادر کند، آن نامه به‌عنوان رکورد محدود همان سازمان نمایش داده می‌شود؛ نه به‌صورت نشان مشترک و نه به‌عنوان تضمین کل برنامه.